オンライン総会・電子投票を前提にした新時代のマンション運営──法改正が開く選択肢

マンション管理組合の皆様、こんにちは。

「総会に人が集まらない」「役員のなり手がいない」「理事長への白紙委任ばかりで実質的な議論ができていない」──。

多くの管理組合が直面するこうした課題に対し、2021年のマンション標準管理規約改正とデジタル社会形成整備法は、新たな選択肢を開きました。

• WEB会議システム（Zoom等）を使った総会への「出席」
• スマートフォンやPCからの電子投票

これらは、もはや一部の先進的なマンションの専売特許ではなく、すべての管理組合が検討すべき標準的な選択肢となっています。

本記事では、オンライン総会・電子投票の法的根拠から実務的な導入手順、コスト構造、そして合意形成のポイントまで、包括的に解説します。

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1. なぜ今、デジタル・ガバナンスが必要なのか

1-1. 限界に達した「物理的集合」モデル

マンション管理の最高意思決定機関である「総会」の形骸化は、多くの管理組合にとって深刻な悩みです。

国土交通省の「令和5年度マンション総合調査」によれば、マンションの世帯主の年齢構成において**70歳以上の割合は25.9％**に達し、前回調査（平成30年度）の22.2％から増加の一途をたどっています。

結果として、多くの総会は、

• 理事長への「白紙委任」が大多数を占めるシャンシャン総会
• あるいは定足数割れによる流会

という機能不全に陥るリスクを常に孕んでいます。

1-2. 役員のなり手不足と「輪番制」の限界

管理組合運営の中核を担う理事会役員の選任も、危機的な状況にあります。

【役員就任を辞退する理由】（参考：平成20年住宅・土地統計調査の国交省再集計）

※上記は平成20年調査に基づく参考値であり、最新の傾向は各調査により異なります。

従来の「輪番制」や「くじ引き」による選出は、個人の事情を無視した強制的な動員となりがちです。

オンライン総会や電子投票は、こうした状況を変えるツールです

「スマホで投票できるなら参加する」「Zoomで自宅から意見が言えるなら理事を引き受ける」という層を取り込むことは、管理組合の持続可能性を確保するための生存戦略と言えます。

1-3. コロナ禍がもたらした「不可逆的」な変化

2020年以降の新型コロナウイルス感染症の拡大は、物理的な総会開催そのものを不可能にしました。

これを受けて、法務省や国土交通省は、ITを活用した総会運営に関する解釈を明確化しました。具体的には：

1. 事前の電磁的投票（総会に出席せずオンラインで議決権行使）→ 法的に有効
2. 中継の傍聴（議決は別手段で行う）→ 可能
3. WEB会議で「出席」扱い＋その場で議決 → 可能だが、なりすまし・通信障害等のリスクに留意が必要

と整理されています。

一度デジタル化の利便性を経験した社会は、もはや完全に元のアナログな運営に戻ることはありません。オンライン総会は、非常時の代替手段から、平時の標準的な運営インフラへとその位置づけを変えつつあります。

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2. 法的枠組みの変容と現在地

オンライン総会や電子投票の導入を検討する上で、最も重要なのが法的根拠の理解です。

2-1. 区分所有法における「集会」と「議決権行使」

建物の区分所有等に関する法律（区分所有法）は、マンション管理の憲法とも言うべき法律です。

第39条第3項において、

「区分所有者は、規約又は集会の決議により、書面による議決権の行使に代えて、電磁的方法によって議決権を行使することができる」

と規定され、電子投票の法的基盤はすでに整備されています。

2-2. 2021年マンション標準管理規約改正のインパクト

国土交通省が公表している「マンション標準管理規約」は、多くの管理組合が自らの規約を制定・変更する際のモデルとなるものです。

2021年（令和3年）6月の改正は、オンライン総会の位置づけを決定的に変える転換点となりました。

「場所」概念の拡張（第47条）

改正標準管理規約第47条のコメントにおいて、以下の点が明確化されました。

「総会の会議（WEB会議システム等を用いて開催する会議を含む。）は、前条第1項に定める議決権総数の半数以上を有する組合員が出席しなければならない。」

この括弧書きの追加により、WEB会議システムを用いた出席が、法的な「出席」として認められることが確定しました。

Zoom等の画面越しに参加している区分所有者を「出席者」としてカウントすることが可能となり、総会成立のハードルが実質的に下がりました。

3つの開催パターン（便宜上の整理）

国交省のガイドラインでは「リアル＋オンライン併用型」と「オンライン総会」の2類型を基本としつつ、Q&Aで「傍聴（中継視聴）」についても整理しています。本記事では、これらを踏まえて便宜上3パターンに整理します。

⚠️ 留意点 国交省Q&Aでは、WEB会議での「出席」扱いについて、なりすましや通信障害による決議無効リスクがあり得ることを指摘しています。規約・細則・運営ルールで本人確認方法や通信障害時の対応を明確化しておくことが重要です。

💡 実務上のおすすめ 最も現実的かつ推奨されるのは**パターン2（ハイブリッド型）**です。物理会場を維持しつつ、WEB参加という選択肢を追加することで、デジタル・デバイドへの配慮と参加率向上を両立できます。

2-3. 区分所有法等の改正：2026年4月施行

区分所有法等の大幅な改正法（令和7年法律第47号）はすでに成立しており、主要部分は令和8年（2026年）4月1日に施行されます。現在は政令整備等の施行準備が進められています。

注目すべき改正ポイント：

• 所在不明区分所有者を多数決の母数から除外する仕組みの導入
• 建替え・建物更新・取壊し決議等について、一定の要件に該当する場合には必要多数が3/4となる枠組みの整備（原則は4/5を維持）

これらの改正により、オンライン総会と組み合わせることで、意思決定のスピードと柔軟性が飛躍的に向上する可能性があります。

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3. 電子投票システムの実務

3-1. 仕組みと認証

電子投票（議決権行使）システムは、従来の「議決権行使書（ハガキ）」をスマートフォンやPC上の操作に置き換えるものです。

一般的な流れ：

1. 各区分所有者に固有のID/パスワード、またはQRコードを発行
2. 専用サイトにログイン
3. 各議案に対して「賛成」「反対」「棄権（または一任）」を選択

セキュリティ機能：

3-2. 主要サービスとコスト構造

市場には、マンション管理専用のシステムから、汎用的なツールまで多様なサービスが存在します。

※上記の料金は目安であり、プラン・戸数・機能により変動します。最新の料金は各社にお問い合わせください。

3-3. コスト対効果の考え方

50戸規模マンションの年間コスト比較（概算）

金銭的な直接コストのみを比較すると、電子投票システムの方が高額になるケースが多いですが、

• 集計ミスの根絶
• 投票率の向上（定足数確保）
• 理事会役員の負担軽減

というガバナンス・コストの削減効果は計り知れません。

⚠️ 規模による分岐点 大規模（数百戸単位）になると、郵送費の削減効果がシステム利用料を上回り、金銭的にもメリットが出る分岐点が存在します。

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4. ハイブリッド型総会の運営フロー

最も推奨される「ハイブリッド参加型（パターン2）」の運営フローを詳しく見ていきます。

Step 1. 招集通知の発送

従来の議案書に加え、以下を同封します。

• WEB参加用のURL、ID/パスワード
• 電子投票用のQRコード
• 「通信障害時の対応方針」（例：ホスト側の回線が落ちて15分復旧しなければ流会とする等）

Step 2. 事前投票期間

• 区分所有者は、総会当日までに電子投票または書面で議決権を行使
• 理事会は、システム上でリアルタイムに集計状況を確認
• 未投票者へのリマインドメールを自動送信

Step 3. 総会当日

会場準備：

• 理事長、書記、監事などは物理会場（集会室）に集合
• PC、カメラ、マイクスピーカー、プロジェクターを用意
• 安定したインターネット回線（有線LAN推奨）が必須

本人確認：

• Zoom等の待機室機能を使用
• 表示名が「部屋番号＋氏名」になっているか確認してから入室許可
• 「iPhone」等の表示名の場合は、チャットや音声で確認する手順を決めておく

Step 4. 議事進行と決議

• 質疑応答は会場とオンラインの双方から受け付け
• 当日の採決は、会場の挙手と、オンラインツールの「投票機能」または「挙手ボタン」を併用

💡 重要：事前投票と当日出席の優先順位 通常は、当日の議論を経て考えが変わる可能性があるため、当日出席して行った投票が優先されると解釈・規定するのが一般的です。

Step 5. 議事録作成

• 録画データを活用し、正確な議事録を作成
• 出席者名簿には「WEB出席」と明記

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5. 導入に向けた合意形成とリスクマネジメント

5-1. 規約改正のハードルと「鶏と卵」問題

オンライン総会や電子投票を正式に導入（特にパターン2やパターン3）するには、管理規約の改正が推奨されます。国交省資料では「規約変更しなくともIT活用総会の開催は可能」とされていますが、出席扱い・定足数算入・本人確認・通信障害時の対応などを巡る紛争リスクを避けるため、規約・細則で明確化しておくことが望ましいです。

規約改正は「特別決議」事項であり、区分所有者数および議決権総数の各3/4以上の賛成が必要です。

皮肉なことに、「総会の出席率が低いから電子投票を導入したい」のに、「導入のための規約改正総会に出席者が集まらない」という**「鶏と卵」の問題**が発生します。

突破戦略：

5-2. 「デジタル・デバイド」への配慮と公平性

高齢者が多いマンションでは、「スマホを使えない人は蚊帳の外か」という反発が必ず生まれます。

対策：

• アナログの併用： 電子投票を導入しても、紙の議決権行使書や委任状を廃止しない。あくまで「選択肢の追加」であることを強調
• サポート体制： 「ITサポート係」の設置、総会前に「Zoom接続練習会」を開催
• 代理投票のルール化： 同居親族によるスマホ操作の代行を認めるなど、運用上の柔軟性を持たせる

5-3. セキュリティと「なりすまし」リスク

対策：

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6. 非金銭的ベネフィット：資産価値の維持

金銭換算できない最大のメリットは、「意思決定ができる管理組合」であり続けられることです。

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まとめ：デジタルを「インフラ」に変えるために

法改正により、オンライン総会と電子投票は、もはや一部の先進的なマンションの専売特許ではなく、すべての管理組合が検討すべき標準的な選択肢となりました。

区分所有法の改正や標準管理規約の改定は、物理的な制約によって管理不全に陥ることを防ぐための「救命ボート」を提供しています。

しかし、ツールの導入はゴールではなく、スタートに過ぎません。

成功の鍵：3つのポイント

1. 「手段」と「目的」の明確化

   • デジタル化は目的ではなく、あくまで「居住者の参加を促し、適正な合意形成を行う」ための手段
   • アナログ派を排除せず、包摂的な移行計画を立てる

2. 規約という「憲法」の整備

   • 曖昧なルールのまま見切り発車すると、決議無効の訴えを起こされるリスク
   • 標準管理規約のコメントを熟読し、自マンションの実情に合わせた盤石な規約改正を先行させる

3. 未来への投資としてのコスト意識

   • システム利用料を「無駄な出費」ではなく、**「ガバナンス維持費用」**と捉え直す
   • 意思決定が停滞することによる建物のスラム化リスクに比べれば、ランニングコストは微々たるもの

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【次のステップ】

「うちのマンションも総会の出席率が低くて困っている」

「電子投票を導入したいが、どこから手をつければいいかわからない」

と感じている管理組合は、まず以下のステップから始めてみてください。

1. 現行規約の確認： 電子的議決権行使に関する規定があるか
2. 全戸アンケート： デジタル化への意向調査と潜在ニーズの把握
3. 専門家への相談： マンション管理士などに規約改正案の作成を依頼

新時代のマンション運営は、物理的な「場所」への依存から脱却し、デジタル空間を併用したハイブリッドな「場」へと進化します。

その変化を恐れず、法改正が開いた扉を積極的に活用する管理組合こそが、10年後、20年後も選ばれ続けるマンションとなるでしょう。